1. Warum Konten löschen?
Compilatio-Verantwortliche können dazu veranlasst sein:
- Konten von inaktiven Lehrkräften zu löschen;
- Konten von Lehrkräften zu löschen, die die Einrichtung verlassen haben;
- die Nutzerdatenbank aktuell zu halten, unter Einhaltung der DSGVO.
- die maximale Anzahl von Lizenzen gemäß dem Abonnementvertrag einzuhalten;
-
eine saubere und regelkonforme Verwaltung der Benutzerkonten sicherzustellen.
2. Welche Möglichkeiten gibt es, Konten zu löschen oder zu archivieren?
Mehrere Methoden stehen zur Verfügung, um sich an die Organisation jeder Einrichtung anzupassen:
- Manuelles Löschen und/oder Archivieren eines Benutzerkontos (einzeln)
-
Massenlöschen und/oder -archivieren über einen automatischen Filter
(Konten, die seit X Zeit inaktiv sind – Dauer konfigurierbar) -
Massenlöschen und/oder -archivieren per CSV-Import
(schnellste und effizienteste Lösung)
3. Fokus auf die Massenlöschung von Nutzern
Seit Ende 2025 können Compilatio-Verantwortliche mehrere Nutzer in einer einzigen Aktion per CSV-Import löschen (zuvor war dies nur einzeln oder über Filter möglich).
Die Massenlöschung von Nutzern ermöglicht es den Compilatio-Verantwortlichen, Zeit bei der Verwaltung von Lehrerkonten zu sparen.
Durch den Import einer CSV-Datei über die Administrationsoberfläche ist es nun möglich, mehrere Konten in einer einzigen Aktion zu löschen oder zu archivieren.
4. Was ist der Unterschied zwischen Löschen und Archivieren eines Kontos?
Dies ist eine wesentliche Frage, insbesondere im Hinblick auf die DSGVO-Konformität.
Ein Benutzerkonto löschen
Das Löschen führt zu:
- der endgültigen Löschung der personenbezogenen Daten des Nutzers (Name, Vorname, E-Mail-Adresse);
- der Löschung aller im Konto hochgeladenen Dokumente;
-
keiner Aufbewahrung der Dokumente in der Referenzbibliothek.
Ein Benutzerkonto archivieren
Die Archivierung führt zu:
- der Löschung der personenbezogenen Daten des Nutzers (Name, Vorname, E-Mail-Adresse);
- der Aufbewahrung der Dokumente in der Referenzbibliothek;
- der Archivierung der Dokumente in der Compilatio-Archivdatenbank der Einrichtung. Die Dokumente bleiben für Vergleichszwecke nutzbar, ohne personenbezogene Daten.
Es gibt keine automatische Löschung von Compilatio-Konten, wenn eine Lehrkraft die Einrichtung verlässt. Das Löschen oder Archivieren muss manuell und regelmäßig durch den Compilatio-Verantwortlichen über die Verwaltungsoberfläche erfolgen.
5. Sind Löschen und Archivieren DSGVO-konform?
Ja, die Funktionen zum Löschen und Archivieren wurden so entwickelt, dass sie die DSGVO-Anforderungen strikt einhalten, insbesondere:
- die Löschung personenbezogener Daten;
- die Kontrolle über gespeicherte Daten;
-
die Nachverfolgbarkeit der durch den Verantwortlichen durchgeführten Aktionen.
Der Verantwortliche kann sich jederzeit an seinen Ansprechpartner wenden, um Unterstützung bei dieser Aktion zu erhalten.
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