1. Was ist die Funktion „Teilen” für einen Ordner?
Die Funktion zum Teilen von Ordnern ermöglicht Ihnen eine effiziente Zusammenarbeit mit anderen Lehrern oder Mitgliedern Ihrer Einrichtung. Sie können kontrollierten Zugriff auf Ihre Analyseordner gewähren, je nach der jedem Benutzer zugewiesenen Rolle.
Diese Option ist in den Benutzeroberflächen aller Compilatio Magister- und Magister+-Benutzer verfügbar.
2. Warum einen Ordner teilen?
Das Teilen von Ordnern erleichtert die Zusammenarbeit innerhalb eines Lehrerteams. Sie ermöglicht es:
- unnötige Doppelarbeit bei Analysen zu vermeiden,
- die Arbeit der Lehrer zu bündeln,
- auf sichere Weise eine externe Meinung einzuholen,
- den Austausch und die interne Validierung (Prüfungskommission, Kollegen, Administratoren usw.) zu vereinfachen.
📌 Anwendungsfall 1 – Zentralisierung der Arbeiten eines Jahrgangs
Ein Referent (Bibliothekar, Pädagogikingenieur, Koordinator...) sammelt alle Arbeiten eines Jahrgangs in einem einzigen Ordner, führt die Analysen einmalig durch und teilt den Ordner dann mit den betroffenen Lehrkräften.
Dadurch werden doppelte Analysen vermieden, die Einsichtnahme in die Ergebnisse erleichtert und der Hin- und Her-Verkehr zwischen den Abteilungen eingeschränkt.
Hinweise: Alle Lehrkräfte müssen über ein Magister-/Magister+-Konto verfügen. Eine Freigabe für Studierende ist nicht möglich.
📌 Anwendungsfall 2 – Sichere Einholung einer externen Meinung
Nach der Analyse seiner Dokumente kann ein Lehrer oder Betreuer die Akte freigeben, um eine Meinung oder Bestätigung einzuholen (z. B. von einer Dissertationskommission). Die Mitarbeiter greifen in einer sicheren Umgebung auf die Berichte zu, ohne dass Dateien per E-Mail ausgetauscht werden müssen.
3. Wie teilt man einen Ordner?
Auf die Funktion zugreifen
- Gehen Sie zu Ihrer Compilatio Magister / Magister+ Benutzeroberfläche.
- Wählen Sie den Ordner aus, den Sie freigeben möchten.
- Klicken Sie neben dem Ordnernamen auf die drei kleinen Punkte und dann auf „Freigeben“.
Einen Benutzer hinzufügen und ihm eine Rolle zuweisen
Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, der Sie Zugriff gewähren möchten.
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Wählen Sie eine Rolle aus: Prüfer oder Bearbeiter
Prüfer Bearbeiter Ermöglicht:
- das Hinzufügen von Dokumenten zum Ordner,
- das Starten neuer Analysen,
- das Anzeigen, Bearbeiten und Herunterladen von Berichten,
- das Hinzufügen oder Ändern der internen Organisation des Ordners.
Diese Rolle gewährt nahezu vollständigen Zugriff auf den Inhalt.
Bewährte Vorgehensweise: Weisen Sie die Rolle „Prüfer” nur Personen zu, die tatsächlich Änderungen an den Dokumenten vornehmen müssen.
Erlaubt nur:
- das Anzeigen, Bearbeiten und Herunterladen von Berichten.
Diese Rolle wird empfohlen, wenn es darum geht, eine Meinung einzuholen oder Zugriff auf die Ergebnisse von Inhalten zu gewähren.
Bewährte Vorgehensweise: Verwenden Sie die Rolle „Bearbeiter” zum Korrekturlesen, Validieren oder Teilen von Informationen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilen“.
📧 Der Mitarbeiter erhält automatisch eine E-Mail, in der er über die Freigabe informiert wird, mit einem direkten Link zum Ordner. In seinem Konto findet der Mitarbeiter die für ihn freigegebenen Ordner im rechten Bereich unter „Gemeinsamer Ordner”.
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