Le RGPD en pratique, pour les professeurs utilisateurs de Compilatio MAGISTER
RGPD = Règlement Général pour la Protection des données (à caractère personnel)
Entré en vigueur en mai 2018, il a deux objectifs principaux :
- redonner le contrôle des données aux personnes concernées
- et assurer un bon niveau de sécurité sur ces données.
Il s’applique à tout organisme qui effectue des traitements sur des données personnelles de ressortissants européens et à tout organisme européen.
Les parties prenantes du RGPD dans l’établissement
L’établissement
L’établissement est le “responsable des traitements”, en la personne de son représentant légal.
Il est responsable des traitements qu’il effectue lui-même, et de ceux effectués pour lui par des sous-traitants tels que Compilatio.
Le DPO (ou Délégué à la Protection des Données)
Le DPO est le chef d’orchestre de la mise en conformité et de son maintien, dans l’établissement
Vous devez l’identifier, il est votre référent dans votre établissement, en cas de question ou de problème relatif au RGPD
Le professeur
Il représente l'établissement auprès des étudiants et agit conformément à la politique définie par l’établissement et le DPO.
Le professeur est l’utilisateur du service Compilatio MAGISTER. L’interface du logiciel permet de transmettre les demandes de traitement (ex : charger un document, analyser un document, etc.). On dit que le logiciel effectue les traitements sur “instruction documentée” du responsable de traitement.
L’étudiant
Il fournit des données à caractère personnel dans le cadre du contrat qui le lie avec l’établissement et qui doit prévoir le consentement de l’étudiant au traitement de ses données.
Il est une “personne concernée” par les traitements demandés à Compilatio par le professeur, au nom de l’établissement
L’exercice des droits
Droit d’accès et de consultation
Le droit d’accès porte sur les documents fournis par l’élève.
Téléchargez les documents envoyés par l’élève depuis votre compte utilisateur, et transmettez-lui par le moyen de votre choix.
En revanche, il n’est pas obligatoire de lui fournir le rapport d’analyse que vous avez produit : toutes les données personnelles fournies par l’élève sont déjà présentes dans son document original.
Droit de modification
Pour modifier les informations sur un document (auteur, titre, commentaire), il faut mettre à jour les propriétés du document depuis l’interface du logiciel.
En revanche il n’est pas possible de modifier le contenu d’un document déjà chargé. Il faut donc supprimer puis recharger la nouvelle version du document.
Droit de suppression
Il suffit de supprimer les documents et les rapports dans votre interface d’administration. Pour que la suppression soit complète :
- le contenu du document doit être retiré de la bibliothèque de références
- la corbeille doit être vidée
Droit de limitation et d’opposition
L’exercice de ces droits passe par une suppression des données.
Compilatio n’étant pas un service d’archivage de document, il n’y a pas lieu de conserver des documents pour lesquels on ne souhaite pas effectuer de traitements.
Droit de portabilité des données
Comme pour le droit d’accès et de consultation, vous pouvez télécharger le document qui vous a été remis par l’élève, vous lui transmettez ensuite par le moyen de votre choix.
Seules les données initialement fournies par l’élève sont à transmettre.
Si vous souhaitez assurer la portabilité de plusieurs dizaines de documents, et recevoir ces données dans un format “structuré” (ex : CSV, xml, etc.) : merci d’en faire la demande au support Compilatio, en précisant les références (identifiants) des documents concernés.
Vous disposez d’un délai maximum d’un mois pour répondre à une demande d’exercice des droits, merci d’anticiper vos démarches si vous sollicitez l’assistance de Compilatio.