1. Pourquoi supprimer des comptes ?
Les référents Compilatio peuvent être amenés à :
- supprimer les comptes d’enseignants inactifs ;
- supprimer les comptes d’enseignants ayant quitté l’établissement ;
- et ainsi maintenir une base utilisateurs à jour, dans le respect du RGPD.
- respecter le nombre maximum de licences prévu dans le contrat d’abonnement ;
-
maintenir une gestion propre et conforme des comptes utilisateurs.
2. Quelles sont les solutions disponibles pour supprimer ou archiver des comptes ?
Plusieurs méthodes sont proposées afin de s’adapter à l’organisation de chaque établissement :
- Suppression et/ou archivage manuel d’un compte utilisateur (unitaire)
-
Suppression et/ou archivage en masse via un filtre automatique
(comptes inactifs depuis X temps – durée paramétrable) -
Suppression et/ou archivage en masse via import CSV
(solution la plus rapide et efficace)
3. Focus sur la suppression massive d’utilisateurs
Depuis fin 2025, les référents Compilatio peuvent supprimer plusieurs utilisateurs en une seule action via un import CSV (avant, c’était possible de manière unitaire ou via un filtre).
La suppression massive d’utilisateurs permet aux référents Compilatio de gagner du temps dans la gestion des comptes enseignants.
Grâce à l’import d’un fichier CSV depuis l’interface d’administration, il est désormais possible de supprimer ou d’archiver plusieurs comptes en une seule action.
4. Quelle est la différence entre supprimer et archiver un compte ?
C’est une question essentielle, notamment en matière de conformité RGPD.
Supprimer un compte utilisateur
La suppression entraîne :
-
la suppression définitive des données personnelles de l’utilisateur
(nom, prénom, adresse email) ; - la suppression de tous les documents chargés dans le compte ;
-
aucune conservation des documents dans la bibliothèque de références.
Archiver un compte utilisateur
L’archivage entraîne :
-
la suppression des données personnelles de l’utilisateur
(nom, prénom, adresse email) ; - la conservation des documents dans la bibliothèque de références du compte ;
-
l’archivage des documents dans la base de données d’archives Compilatio de l’établissement.
Les documents restent exploitables à des fins de comparaison, sans données personnelles.
Il n’existe pas d’automatisation de suppression des comptes Compilatio lorsqu’un enseignant quitte l’établissement. La suppression ou l’archivage doit être réalisé manuellement et régulièrement par le référent Compilatio depuis l’interface de gestion.
5. La suppression et l’archivage sont-ils conformes au RGPD ?
Oui, les actions de suppression et d’archivage ont été conçues pour respecter strictement les obligations RGPD, notamment :
- la suppression des données personnelles ;
- la maîtrise des données conservées ;
-
la traçabilité des actions réalisées par le référent.
Le référent peut à tout moment solliciter son chargé de suivi pour l'accompagner sur cette action.